Política de privacidade

1. Quem somos e nosso papel

O Ótica Hub é um software de gestão usado por óticas ("lojas clientes"). Em relação aos dados dos usuários do painel (funcionários das lojas), somos controladores. Em relação aos dados dos clientes finais de cada ótica (consumidores), a ótica é a controladora e nós atuamos como operadores, tratando os dados apenas conforme as instruções da ótica e para prestar o serviço.

2. Dados que tratamos

• Usuários do painel: nome, e-mail, senha (armazenada apenas como hash), loja vinculada, perfil de acesso e registros de acesso.
• Clientes das óticas: nome, CPF, telefone/WhatsApp, e-mail, endereço, data de nascimento, receita oftalmológica, histórico de compras, pagamentos e notas fiscais, além do registro de autorização (opt-in) ou recusa (opt-out) para receber mensagens.
• Dados recebidos da Meta / WhatsApp Business Platform: quando uma ótica conecta o WhatsApp pelo cadastro incorporado (Embedded Signup) da Meta, recebemos o identificador da conta do WhatsApp Business (WABA ID), o identificador e o número de telefone da ótica, o nome verificado do perfil, um token de acesso concedido pela ótica, o conteúdo das mensagens trocadas entre a ótica e seus clientes, status de entrega/leitura, status de aprovação dos modelos de mensagem e informações de cobrança por conversa.

3. Para que usamos os dados

• Prestar o serviço contratado pela ótica: vendas, ordens de serviço, financeiro, emissão de notas fiscais e atendimento.
• Enviar, em nome da ótica, mensagens de WhatsApp para clientes que autorizaram o contato: avisos de pedido pronto, nota fiscal emitida, lembretes, felicitações de aniversário e campanhas.
• Exibir à equipe da ótica as conversas recebidas e permitir que ela responda.
• Criar e acompanhar a aprovação de modelos de mensagem (templates) na conta do WhatsApp Business da ótica.
• Medir uso e custo das mensagens para a ótica, garantir segurança, prevenir fraude e cumprir obrigações legais e fiscais.

Não vendemos dados pessoais e não usamos os dados recebidos da Meta para publicidade, criação de perfis para terceiros ou qualquer finalidade diferente da prestação do serviço à ótica que os forneceu.

4. Bases legais

Execução de contrato (art. 7º, V), cumprimento de obrigação legal ou regulatória — como a emissão de notas fiscais — (art. 7º, II), legítimo interesse para segurança e melhoria do serviço (art. 7º, IX) e consentimento do cliente final para o recebimento de mensagens de marketing pelo WhatsApp (art. 7º, I).

5. WhatsApp: consentimento e como parar de receber

As óticas só podem enviar mensagens pelo Ótica Hub para clientes que autorizaram o contato, e o registro dessa autorização fica salvo no cadastro do cliente. Qualquer pessoa pode parar de receber mensagens a qualquer momento respondendo SAIR (ou PARAR / STOP) na conversa. O pedido é registrado na hora e bloqueia novos envios de campanhas e avisos automáticos.

6. Compartilhamento

• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform): para entregar as mensagens enviadas pela ótica. O tratamento pela Meta segue a política dela, disponível em whatsapp.com/legal.
• Secretarias da Fazenda (SEFAZ) e provedores de emissão fiscal: para autorizar notas fiscais.
• Provedores de infraestrutura que nos atendem como operadores: hospedagem (servidores e banco de dados), envio de e-mail transacional e armazenamento de arquivos.
• Provedores de inteligência artificial, apenas quando a ótica ativa o assistente de atendimento, para gerar respostas às conversas dela.
• Autoridades públicas, quando houver obrigação legal ou ordem judicial.

7. Armazenamento e segurança

Os dados ficam em servidores com acesso restrito, trafegam sempre por HTTPS e são separados por loja. Tokens de acesso da Meta e demais credenciais são armazenados criptografados (AES). As notificações recebidas da Meta (webhooks) têm a assinatura verificada antes de qualquer processamento. Senhas de usuários são armazenadas apenas como hash.

8. Por quanto tempo guardamos

Mantemos os dados enquanto a ótica for cliente do Ótica Hub. Após o encerramento do contrato ou um pedido de exclusão, os dados são excluídos ou anonimizados em até 30 dias, exceto documentos fiscais e registros que a lei obriga a manter (por exemplo, 5 anos para documentos fiscais), que ficam guardados apenas para esse fim. O token de acesso à conta do WhatsApp da ótica é apagado imediatamente quando ela desconecta o WhatsApp.

9. Seus direitos

Você pode pedir confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, portabilidade, informação sobre compartilhamento, revogação do consentimento e exclusão dos seus dados (art. 18 da LGPD). Clientes de uma ótica também podem falar diretamente com a ótica, que é a controladora dos dados.

Veja como pedir a exclusão em Exclusão de dados.

10. Contato e encarregado (DPO)

Encarregado pelo tratamento de dados (DPO): privacidade@oticahub.com.br. Atendimento geral: contato@oticahub.com.br · (21) 9491-5700.

11. Alterações

Podemos atualizar esta política. A data da última revisão aparece no topo da página, e mudanças relevantes serão comunicadas às óticas pelo painel ou por e-mail.